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Perguntas & Respostas sobre o novo Regulamento da Certificação de Fornecedores - ABVTEX: PDF Print E-mail
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1- Com a certificação anual e a consequente possibilidade de troca de certificadora anualmente, a empresa auditada terá liberdade de mudar de organismo certificador mesmo tendo um contrato vigente assinado com um organismo por dois anos (conforme ciclo do regulamento anterior)?
O novo regulamento deve ser considerado para auditorias iniciais realizadas a partir de 20 de julho. As empresas auditadas que já têm vínculo com um organismo de certificação devem cumprir os compromissos contratuais, a menos que consiga modificar ou encerrar estes contratos mediante acordo com a certificadora. Uma vez liberadas desse vínculo, poderão seguir as novas regras da regulamentação.

2- Tratando-se, agora, de ‘Auditoria de Recertificação’ e não mais de ‘Auditoria de Manutenção’, e podendo esta ser antecipada em até 90 dias antes do vencimento, continuará sendo a data do início do ciclo atual, como a data base para as Recertificações?  
Para a ‘Auditoria de Recertificação’ deve ser considerada sempre como base a data da auditoria inicial.

3- A ‘Auditoria de Mudança de Endereço’ será considerada como uma nova certificação ou uma recertificação, sem data definida com a empresa, dentro do prazo estabelecido no Regulamento?
A ‘Auditoria de Mudança de Endereço’ deve ser considerada como recertificação, sendo realizada em até 90 dias, sem data definida.

4- A empresa que for suspensa por ‘Acesso Negado’ e desejar realizar uma nova auditoria para cancelar essa suspensão terá alguma carência para realizar a nova auditoria? Essa nova auditoria será com ou sem data definida?  
A nova auditoria gerada para cancelar a suspensão por ‘Acesso Negado’ não deve ter carência, porém, deve ser realizada sem data definida.

5- A empresa fornecedora que estiver utilizando subcontratado não certificado e, consequentemente, não declarado à varejista, ficará suspensa por quanto tempo? Se a penalização ainda não estiver definida e a empresa retirar a utilização do subcontratado, será aprovada?
O fornecedor que estiver utilizando subcontratado não certificado ficará suspenso por seis meses. O fato de o fornecedor excluir o subcontratado de sua lista não elimina a suspensão nesta e em qualquer outra penalização.

6- Como ficará a ‘auditoria de follow up’ em que a auditoria inicial foi realizada pelo regulamento e check-list anteriores?
Na ‘auditoria de follow up’ devem ser respondidos somente os itens que ficaram pendentes.

7- As ‘Auditorias de Manutenção’ já agendadas serão alteradas para ‘Auditoria de Recertificação’?
Sim, a partir de 20 de julho, serão tratadas como ‘Auditorias de Recertificação’ e não mais de “manutenção”.

8- Como será a troca de vínculo com a certificadora, via e-mail conforme anteriormente?
Sim, o procedimento para a troca de vínculo com a certificadora será mantido via e-mail. A ABVTEX irá verificar se a troca poderá ocorrer automaticamente via sistema.

9- No caso de troca de vínculo com a certificadora, o novo organismo de certificação terá acesso ao histórico de auditoria?
Sim, com a troca de vínculo, a nova certificadora terá acesso ao histórico de auditoria, porém, somente para consulta.

10- As empresas com validade da certificação até 2017 ou 2016 continuam com esta validade a partir da vigência do novo Regulamento, no dia 20 de julho? O sistema irá corrigir o retroativo?
Deve ser considerada sempre a validade de um ano para cada certificação, ou seja, mesmo que a empresa tenha sido certificada conforme regulamento anterior, em 2015, com validade de certificação até 2017, no ano seguinte, deverá realizar a ‘Auditoria de Recertificação’. O sistema irá atualizar os prazos automaticamente a partir das novas auditorias.

11- O novo regulamento diz que não são abrangidos na Certificação os Microempreendedores Individuais (MEI) e/ou que utilizem sistema prisional. E as cooperativas poderão realizar auditorias? Fornecedores que possuem outros subcontratados e que utilizem o sistema prisional também não poderão realizar auditoria? Como já houve casos de auditorias que foram agendadas em hospitais psiquiátricos, acredita-se que não poderão ser realizadas também. Não seria interessante colocar no regulamento?
Estão previstas no Regulamento as restrições de que nenhuma auditoria deve ser realizada em quaisquer fornecedores ou subcontratados que adotem a forma de Microempreendedor Individual (MEI) ou que se utilizem do sistema prisional. Para cooperativas não há restrições. Qualquer modalidade específica – onde se incluem hospitais psiquiátricos, por exemplo – deve ser autorizada a critério de cada varejista, desde que monitorada por meios próprios – e não pela ABVTEX.

12- No regulamento anterior havia a autorização para realizar pré-auditorias. No regulamento novo não há essa informação. Poderão ser realizadas as pré-auditorias ou não?
A autorização para realizar pré-auditoria em fornecedores e subcontratados foi retirada do Regulamento, portanto, não pode ser realizada.

13- Sobre o dimensionamento da ‘Auditoria de Follow Up: No regulamento há a informação que o Organismo de Certificação irá dimensionar o tempo, que será de 0,25 a 1 HD (Homem-Dia). O sistema da ABVTEX não permite inserirmos uma auditoria de 0,25 HD apenas a partir de 0,5 HD. Além disso, seria importante informar que a auditoria no local deve ser feita a partir de 0,5 HD e o tempo de 0,25 HD só é utilizado em Desk Audits (auditorias remotas).
A ABVTEX irá prever no sistema o dimensionamento do tempo a partir de 0,25 HD (Homem-Dia), bem como a inclusão das Desk Audits (auditorias remotas).

14- Ainda sobre ‘Auditoria de Follow Up’, a quantidade de entrevistas continua seguindo a quantidade da auditoria inicial?
Em relação à quantidade de entrevistas durante a ‘Auditoria de Follow Up’, deve ser mantida a mesma quantidade de entrevistas da auditoria inicial.

15- Será utilizado o mesmo check-list tanto para fornecedor quanto para subcontratado? Ou será como funcionava anteriormente no sistema, quando a auditoria é realizada em empresas subcontratadas, alguns blocos destinados a fornecedores não irão ficar visíveis para o Organismo de Certificação?
O check-list é o mesmo e deve ser adequado para a utilização em fornecedores ou subcontratados.

16- Um dos itens que prevê a interrupção da auditoria é “quando a empresa negar-se a entregar qualquer documento solicitado e/ou impedir acesso total ou parcial às instalações”. Nesse caso, quando a empresa auditada não apresentar toda a documentação, a certificadora deve dar o ‘acesso negado’ ou manter o processo e abrir as ‘não conformidades’?
Quando a empresa auditada não apresentar toda a documentação solicitada, o organismo certificador deve manter o processo e declarar como ‘não conformidades’.

17- Sobre as suspensões, a certificadora deve enviar e-mail com a Não Conformidade Crítica para a ABVTEX, informando o período de suspensão, como já era feito? O ‘acesso negado’, segundo o novo Regulamento, gera suspensão da empresa no sistema, nesse caso inserimos o relatório com o ‘acesso negado’ ou apenas avisamos a ABVTEX?
Devem ser seguidas as suspensões que estão previstas no Regulamento e o aviso à ABVTEX deve ser efetuado. A certificadora deve inserir no sistema da ABVTEX o relatório com o ‘acesso negado’ para a suspensão.

18- Os comprovantes de residência descritos na lista de documentos a serem aceitos serão apenas para estrangeiros?
Os comprovantes de residência devem ser solicitados para todos os funcionários.

19- Caso um subcontratado torne-se fornecedor deverá passar por uma nova auditoria na condição de fornecedor. O Organismo de Certificação receberá algum comunicado através do sistema?
Caso a condição do fornecimento seja alterada, deve ser realizada nova auditoria. Sim, o sistema terá um mecanismo que permitirá a alteração do status mediante a conclusão da nova auditoria.

 
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